ขั้นตอนการทำจดหมายเวียน

ขั้นตอนการทำจดหมายเวียน
การทำจดหมายเวียน
1.โดยไฟล์จดหมายต้นฉบับทำจาก MS Word 2003 และไฟล์ข้อมูลทำจาก MS Excel 2003ให้พิมพ์ข้อมูลเก็บไว้เป็นไฟล์ก่อน โดยใช้ MS Excel 2003 ดังรูปที่ 1 แล้ว Save เก็บไว้ สมมติว่าตั้งชื่อไฟล์นี้ว่า Data.xls (ข้อมูลนี้เก็บอยู่ใน Sheet1 ของไฟล์ Data.xls)

2. พิมพ์จดหมายที่จะทำจดหมายเวียน ให้พิมพ์เฉพาะส่วนที่เหมือนกันทุกฉบับ ส่วนที่เปลี่ยนไป อย่างเช่น ชื่อ ให้เว้นเอาไว้ เมื่อพิมพ์เสร็จแล้วให้ Save เก็บไว้ สมมติว่าตั้งชื่อไฟล์ว่า Letter.1.doc



3. เลือกเมนู Tools แล้วเลือกเมนูย่อย Letters and Mailings แล้วเลือกคำสั่ง Mail Merge…

4. จะปรากฏตัวช่วยทางด้านขวามือ โดยขั้นที่ 1 เป็นการเลือกประเภทของเอกสาร ให้เลือก Letters แล้วมองลงมาข้างล่าง ให้เลือกคำสั่ง Next: Starting document

5. ตัวช่วยทางด้านขวามือจะเข้าสู่ขั้นที่ 2 เป็นการเลือกจดหมายต้นฉบับ ให้เลือก Use the current document แล้วมองมาข้างล่าง ให้เลือกคำสั่ง Next: Select recipients

6.ตัวช่วยทางด้านขวามือจะเข้าสู่ขั้นที่ 3 เป็นการเลือกผู้รับจดหมาย ให้เลือก Use an existing list แล้วคลิกคำสั่ง Browse จะปรากฏหน้าต่าง Select Data Source นั่นคือ ให้เราไปเลือกไฟล์ผู้รับ ในที่นี้คือไฟล์ MS Excel 2003 ของเราที่ชื่อว่า Data.xls นั่นเอง แล้วคลิกปุ่ม Open




7. จะปรากฏหน้าต่าง Select Table เนื่องจากข้อมูลของเราเก็บอยู่บน Sheet1 ของไฟล์ Data.xls ดังนั้นในหน้าต่างนี้ ให้เลือก Sheet1$ แล้วคลิกปุ่ม OK





8. จะปรากฏหน้าต่าง Mail Merge Recipients จะเห็นได้ว่า MS Word มองเห็นข้อมูลที่เราเลือกมาจากไฟล์ Excel ซึ่งในขั้นตอนนี้ ที่หน้าต่างนี้ เราสามารถเลือกผู้รับได้ว่า ต้องการหรือไม่ต้องการให้ส่งถึงใครบ้าง ถ้าต้องการส่ง ให้เลือกเช็คบ็อกซ์ด้านหน้า เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม OK

9. MS Word จะปิดหน้าต่าง Mail Merge Recipients ต่อจากนี้ให้มองลงมาข้างล่าง แล้วเลือกคำสั่ง Next: Write your letter



10. ตัวเลือกทางขวาจะเข้าสู่ขั้นต่อไป คือ การเขียนจดหมาย หรือการใส่ฟิลด์ข้อมูลจาก Excel นั่นเอง ซึ่งทำได้โดย ให้คลิกคำสั่ง More items…



11. จะปรากฏหน้าต่าง Insert Merge Field ให้คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการ เนื่องจากตัวอย่างของเรา ต้องการชื่อและตำแหน่ง ดังนั้นในที่นี้ให้คลิกเลือกฟิลด์ “ชื่อ” แล้วคลิกปุ่ม Insert แล้วเลือกฟิลด์ “ตำแหน่ง” โดยทำในแบบทำนองเดียวกัน





12. การเลือกฟิลด์ “ชื่อ” และ “ตำแหน่ง” ดังกล่าว จะทำให้ข้อความในจดหมายเปลี่ยนไป

13. ให้มองลงมาข้างล่าง แล้วเลือกคำสั่ง Next: Preview your letters

14. จะเข้าสู่ขั้นต่อไปของการทำจดหมายเวียน เป็นการ Preview ว่าผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นเช่นไร

15. ตัวเลือกทางขวามือจะเปลี่ยนไป ถ้าเราเลือกข้อมูลมาดีแล้ว ขั้นตอนนี้สามารถข้ามได้เลย โดยมองลงมาข้างล่างแล้วเลือกคำสั่ง Next: Complete the merge

16. จะปรากฏว่าตัวเลือกทางด้านขวาเปลี่ยนไป โดยเข้ามาสู่ขั้นตอนสุดท้าย ในขั้นตอนนี้ขอแนะนำว่าให้เลือกคำสั่ง Edit individual letters เพื่อให้ MS Word สร้างจดหมายของแต่ละคนให้ โดยจะเป็นไฟล์ต่อเนื่องกัน มีเนื้อความเหมือนกัน แต่ต่างกันตรงที่ฟิลด์ (จาก Excel) ที่ใส่ลงไปนั่นเอง

17. เมื่อคลิกคำสั่ง Edit individual letters แล้วจะปรากฏหน้าต่าง Merge to New Document ให้เลือก All แล้วคลิกปุ่ม OK

จะได้ว่า MS Word จะสร้างไฟล์ใหม่ เนื่องจากขั้นตอนที่ 1 เราเลือก Letters ดังนั้น MS Word จะสร้างไฟล์ใหม่ชื่อว่า letter1.doc (อย่าสับสนกับไฟล์จดหมายต้นฉบับ letter.1.doc นะคะ) แล้วทำซ้ำจดหมายเดิม แล้วเอาค่าจากฟิลด์ใน Excel ไปแปะใส่ ทำอย่างนี้ข้อมูลครบทุกอัน นี่เป็นตัวอย่างหนึ่งของการทำจดหมายเวียน

ข้อควรในการฝึกงาน

อย่าไปสาย การเริ่มฝึกงานวันแรก บางหน่วยงานจะจัดผู้รับผิดชอบสำหรับนักเรียน/นักศึกษาที่ฝึกงานไว้เรียบร้อยแล้ว ซึ่งในวันนี้จะต้องมีการแนะนำงาน สถานที่ แนะนำบุคลากร การปฏิบัติตนในขณะทำงาน หรือรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ และกรณีที่นักเรียน/นักศึกษา ไปฝึกงานด้วยกัน ซึ่งแต่ละสถานศึกษามักจะส่งรายชื่อให้สถานประกอบการ อย่างน้อย 2 คน ก็จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเข้ารับการปฐมนิเทศจากผู้รับผิดชอบในเวลาพร้อมเพรียงกัน (นัดแนะให้เรียบร้อย) จะทำให้ไม่เสียเวลากับหน่วยงานนั้น ๆ เป็นการสร้างความประทับใจครั้งแรกให้กับสถานประกอบนั้นๆ ไม่ไปตรงเวลา คงจะต้องบอกว่า ให้ไปก่อนเวลาปฏิบัติงาน ยิ่งถ้าเป็นงานเอกชน อย่าลืมว่าทุกเวลานาทีของเขาเป็นเงินทองที่ต้องได้ต้องเสีย


พบแผนกบุคคล กรณีที่นักเรียน/นักศึกษาไม่ได้ไปยื่นสมัครขอฝึกงานด้วยตัวเอง แต่สถานศึกษาเป็นผู้ติดต่อให้ ก็จำเป็นอย่างยิ่งที่ นักเรียน/นักศึกษาจะต้องถามรายละเอียดเบื้องต้นกับครูผู้ดูแลการฝึกงานว่า จะให้ติดต่อกับใคร เพื่อเตรียมพร้อมก่อนจะไปฝึกงาน หรือกรณีที่ไม่รู้ข้อมูล ก็สามารถติดต่อกับแผนกบุคคลหรือแผนกทรัพยากรมนุษย์ (ปัจจุบันหน่วยงานใหญ่จะนิยมใช้คำนี้) ส่วนการฝึกงานต่างจังหวัด ถ้าเป็นหน่วยงานราชการส่วนใหญ่มักจะให้งานประชาสัมพันธ์หรืองานธุรการเป็นผู้รับผิดชอบด่านแรกของหน่วยงานนั้น ๆ และ ถ้าเป็นสถานประกอบการขนาดเล็ก ก็สามารถไปพบเจ้าของสถานประกอบการแห่งนั้นๆ ได้เลย

การสอบถามล่วงหน้าก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่พึงปฏิบัติ เพื่อจะทำให้สถานประกอบการได้เตรียมตัวหรือรับทราบว่าจะมีเด็กหน้าใสๆ มาร่วมงาน โดยการโทรศัพท์บอกกล่าวว่า เป็นนักเรียน/นักศึกษาที่จะมาฝึกงาน รวมถึงอาจจะสอบถามเพิ่มเติมได้ว่าจะติดต่อกับใครเมื่อไปถึงสถานประกอบการนั้น ๆ หรือกรณีที่ไปติดต่อเอง บุคคลที่สัมภาษณ์หรือให้ข้อมูลและตัดสินใจในวันที่ไปสมัครก็น่าจะเป็นผู้ที่รับผิดชอบ

สำหรับนักเรียน/นักศึกษาของวิทยาลัยเกษตรฯ อาจจะแตกต่างจากที่อื่นคือ ครูจะไปพร้อมกับนักเรียน/นักศึกษา ซึ่งสร้างความอบอุ่นใจให้กับผู้จะฝึกงานและสร้างความสัมพันธ์อันดีให้กับสถานประกอบการ ต้องขอบอกว่า สิ่งที่เคยปฏิบัติเช่นนี้ไม่ควรจะละเลยและไม่ควรจะจางหายไป


อย่าอายที่จะถาม เมื่อไปแล้วไม่พบผู้ที่ได้รับข้อมูลมา ก็คงจะต้องสอบถามให้ได้ อย่าท้อแล้วรีบเปลี่ยนสถานประกอบการไปก่อน เพราะสถานประกอบการ เวลาทำงานอาจจะแตกต่างจากหน่วยงานทั่วไปหรืออาจจะมีงานด่วน งานรีบ งานเร่ง ที่ลืมที่จะให้ใครรับผิดชอบเรื่องนี้

การแต่งกาย รวมถึง เสื้อผ้า หน้า ผม เครื่องแบบของสถานศึกษาทั้งหญิง/ชาย ก็ควรเป็นไปตามที่สถานศึกษากำหนด นอกเสียจากสถานประกอบการนั้น ๆ มีเครื่องแบบสำหรับนักเรียน/นักศึกษาฝึกงาน มีหลายหน่วยงานจะมีป้ายบอกว่า เป็นนักเรียนฝึกงาน หรือ trainee ติดไว้ คงจะต้องติดไว้ตลอดเสร็จสิ้นระยะเวลาการฝึกงาน อีกสิ่งหนึ่งที่สังเกตได้คือ รองเท้าที่นักศึกษาหญิง เมื่อไปฝึกงานระยะแรกจะสวมรองเท้าได้ถูกระเบียบ จากนั้นก็จะลากรองเท้าแตะ แม้ที่ทำงานอนุญาตก็คิดว่า ไม่น่าจะเหมาะสมกับสถานภาพของการฝึกงาน ในทำนองเดียวกันกับนักศึกษาชาย โดยเฉพาะนักศึกษาแผนกวิชาทางด้านอุตสาหกรรมก็ยิ่งมีความจำเป็นทึ่จะต้องแต่งกายในอยู่ในระเบียบและรัดกุม เพราะเครื่องมืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่จะต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ เครื่องแบบเป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงสถานศึกษานั้น ๆ ก็คงจะต้องให้นักศึกษาตระหนักว่า สิ่งที่บุคคลภายนอกเห็นนั้นจะบอกกล่าวต่อ ในภาพบวกหรือภาพลบ ทรงผมก็คงจะต้องบอกกล่าวในที่นี้ ว่า คำว่าเหมาะสมกับสภาพนักเรียน/นักศึกษา เพราะเทรนด์ทรงผมแต่ละยุคสมัยของวัยรุ่น มองอย่างไรมันไม่ก็ค่อยเหมาะกับการทำงาน คงต้องระวังในเรื่องนี้เช่นกัน

เอกสารประกอบการฝึก เอกสารต่าง ๆ ได้แก่ หนังสือรายงานตัวการฝึกงาน บันทึกการฝึกงาน (รายละเอียดและประวัติส่วนตัวต่าง ๆ บันทึกให้ครบถ้วน) ยกเว้นผู้ควบคุมดูแลการฝึกที่จะได้รายละเอียดในวันแรกที่ฝึกงาน แบบการประเมิน (ทางด้านพฤติกรรม) อย่าลืมที่จะสอบถามว่าใครจะเป็นผู้ลายมือชื่อกำกับดูแลควบคุมการทำงานแต่ละวัน

พยายามจำชื่อ ในการทำงานวันแรก จะต้องจดจำชื่อ เพื่อนร่วมงานให้ได้ รวมถึงหน้าที่การงาน

อย่าลืมว่า เพื่อนร่วมงาน เปรียบเสมือนครูฝึกของเราเอง ฉะนั้นการปฏิบัติตนกับผู้ร่วมงานต้องมีสัมมาคารวะ และต้องการยอมรับความจริงว่า เราเข้าสู่โลกของการทำงานจริง จะมีสถานการณ์ต่าง ๆ เกิดขึ้น ไม่ว่า จะเป็นเรื่องการนินทา การทะเลาะวิวาท ความไม่พึงพอใจ การอิจฉาริษยา ซึ่งก็ไม่ควรนำเรื่องเหล่านั้นมาเล่าต่อหรือจับกลุ่มนินทาร่วมกันกับคนที่ทำงาน ระยะเวลาที่ พวกเรามาฝึกงานนานที่สุดไม่น่าจะเกิน 1 ภาคเรียน เพราะฉะนั้น ท่องจำคำว่า อดทนให้ได้ แยกแยะให้ได้ว่า สิ่งใดควรจะทำหรือไม่ทำและคิดถึงผลที่จะตามมา และอย่าลืมว่า พวกเรายังมีครูนิเทศ ครูที่ปรึกษาที่จะให้คำแนะนำได้ตลอดเวลา

ยิ้ม หน้าตาคงจะเปลี่ยนแปลงไปได้ยาก แต่การยิ้มเป็นเสน่ห์ที่ทุกคนมีอยู่ในตัว ให้ยิ้มมาจากใจไม่ใช่ฝืน

เตรียมพร้อมที่จะต้องฟังการนิเทศอีกครั้งหนึ่ง สมุด ปากกา เตรียมให้พร้อมที่จะจดหรือบันทึก และต้องนั่งฟังอย่างตั้งใจ เวลาตรงนี้คงไม่มากเท่ากับการปฐมนิเทศจากสถานศึกษา เพราะสถานประกอบการคงต้องใช้เวลาเพื่อการทำงานให้มากที่สุด สถานประกอบการคงจะให้รายละเอียด ข้อพึงปฏิบัติต่าง ๆ
วันแรกของการฝึกงาน จะเป็นวันแห่งความตื่นเต้นของนักเรียน/นักศึกษาฝึกงานทุกคน บ้างประทับใจ กับวันแรกที่ไป บ้างถอดใจกับวันนี้ ก็คงจะต้องบอกว่า สร้างความมั่นใจในตัวเองมากที่สุด การปรับตัว ความอดทน เป็นเรื่องสำคัญที่มองข้ามไม่ได้ สถานประกอบการส่วนใหญ่ต้องการนักเรียนฝึกงานที่พร้อมและมีใจที่จะทำงาน มากกว่าจะดูความรู้ความสามารถสามารถ ซึ่งเป็นลำดับรองลงมา ดังนั้น การฝึกงานก็เป็นปราการลำดับแรกสุดที่นักเรียนจะพบกับโลกของการทำงานจริง ๆ ที่เราจะฟันฝ่าไปได้หรือไม่ ขอเป็นกำลังใจให้กับวันแรกของการฝึกงาน...

ข้อควรในการสมัครงาน

ตอนนี้ที่ทำงานกำลังรับสมัครพนักงานใหม่ ซึ่งเปิดรับมาได้4วันแล้ว เห็นน้องๆพี่ๆหลายๆคนมาเสียเที่ยวเพราะเอกสารไม่ครบหรือจะด้วยเหตุผลอื่นๆ ซึ่งเป็นที่น่าเสียดายเพราะบางคนก็มาจากต่างจังหวัดจะมาสมัครทีก็ลำบาก จึงขอรวบรวมข้อที่ควรคำนึงในการไปสมัครงาน(เพื่อไม่ให้เสียเที่ยว)ไว้ ณ ที่นี้ค่ะ

1) ไม่ว่าจะได้ข่าวการรับสมัครมาจากที่ใดก็ตาม ควรค้นหาประกาศรับสมัครตัวจริงจากหน่วยงานนั้นๆ แล้วอ่านทำความเข้าใจและศึกษาวิธีสมัครอย่างละเอียดถี่ถ้วน
มีหลายคนที่ได้ข่าวจากเพื่อนๆ ญาติๆ คนรู้จักโดยที่ไม่รู้รายละเอียดการสมัครว่า ต้องใช้เอกสารใดบ้าง หรือบางคนก็ไม่รู้ว่ามีตำแหน่งไหน(อันนี้หนักหน่อย...^^;) อันนี้ก็เข้าใจว่าอยากจะรีบมาสมัครนะคะ แต่การบอกต่อๆกันก็อาจจะมีการตกหล่นบ้าง ก่อนที่จะเดินทางมาสมัคร ควรตรวจสอบให้แน่ชัดอีกครั้งนะคะ
สำคัญมากคือ หน่วยงานหนึ่งอาจจะรับสมัครมากกว่าหนึ่งตำแหน่งเราควรตรวจสอบคุณสมบัติของตำแหน่ง ว่าเราสามารถสมัครในตำแหน่งใดได้บ้าง และควรเลือกสมัครในตำแหน่งใด (ในกรณีที่สมัครได้เพียง1ตำแหน่ง) แน่นอนว่าแต่ละตำแหน่งอาจจะมีจุดด้อยจุดเสียแตกต่างกัน ก็เลือกที่คิดว่าเข้ากับตัวเองมากที่สุดนะคะ และที่สำคัญที่สุดเราต้องมีคุณสมบัติตรงตามที่เค้ากำหนดด้วยค่ะ!

2) ถ้าไม่เข้าใจ ติดต่อสอบถามเจ้าหน้าที่โดยตรงได้ โดยจดหัวข้อที่ต้องการถามให้ชัดเจน เพื่อความรวดเร็วในการสอบถาม
ขอแนะนำให้โทรศัพท์ ใน(1)ช่วงเวลาราชการก่อนที่จะเริ่มรับสมัคร หรือ(2)ช่วงก่อนพักเที่ยง(11.00~)หรือ(3)ช่วงบ่ายแก่ๆ(15.00~) ซึ่งจะเป็นช่วงที่มีผู้มาสมัครน้อยลง (ช่วงเช้าและบ่ายที่เริ่มเปิดสมัครจะมีคนแห่กันมาสมัครเยอะมากไม่ควรโทรศัพท์เข้าไป ยกเว้นแต่จะมีความจำเป็นเร่งด่วนนะคะ)

3) เตรียมเอกสารให้พร้อม โดยจัดชุดเอกสารตามที่ในประกาศระบุ
จัดเรียงเอกสารตามลำดับก่อน-หลัง ตามประกาศสมัครงานระบุ และเซ็นสำเนาถูกต้องในสำเนาทุกใบด้วย และขอแนะนำให้เอาเอกสารไปเผื่อในกรณีที่เค้าต้องการเอกสารเพิ่มเติม (จะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปยื่นซ้ำอีก)
จากนี้เป็นรายการเอกสารที่ควรจะพกไป (ไม่ทราบว่าจะเหมือนกันทุกที่หรือเปล่านะ แต่ก็เป็นเอกสารหลักๆที่ใช้)

3.1) สำเนาเอกสารส่วนตัว
- สำเนาทะเบียนบ้าน
- สำเนาบัตรประชาชน
-รูปถ่าย

3.2) สำเนาวุฒิการศึกษา
- สำเนาประกาศนียบัตร/สำเนาปริญญาบัตร
- สำเนาทรานสคริป/สำเนาระเบียนผลการเรียน
->สำหรับคนที่มีการเทียบโอนหน่วย
ก็แนบสำเนาระเบียนผลการเรียนที่เทียบโอนด้วย

3.3) เอกสารอื่นๆ
-> คนที่เคยเปลี่ยนชื่อ-สกุล
ควรแนบสำเนาใบเปลี่ยนชื่อ
-> สุภาพสตรีที่สมรสแล้วแนบสำเนาทะเบียนสมรส
-> สุภาพบุรุษที่ผ่านการเกณฑ์ทหารแนบสำเนาเอกสารที่เกี่ยวข้อง
-> ประกาศนียบัตรคุณวุฒิต่างๆที่ประกาศระบุ หรือที่เราต้องการนำเสนอ(เกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่สมัคร)
-> ใบรับรองประสบการณ์การทำงาน
ถ้ามีเอกสารเท่านี้ ก็น่าจะสามารถสมัครได้แล้วนะคะ เอกสารทุกใบควรจะเอาไปเผื่อไว้ให้มากกว่าที่ประกาศกำหนดไว้(เนื่องจาก เราไม่รู้ว่าอะไรจะเกิดขึ้นได้...มีไว้มากก่อนไม่เสียหลายค่ะ)
สำหรับน้องๆที่เรียนจบแล้วแต่ยังไม่ได้รับใบปริญญา ขอแนะนำให้ขอหนังสือรับรองปริญญาบัตรจากสถานศึกษานะคะ ถ้าสภามหาวิทยาลัยตัดสินว่า"เรียนจบ"แล้ว ทางสถาบันเค้าต้องออกให้ได้แน่นอนค่ะ แต่ถ้าเค้าไม่ให้....ก็เอาทรานสคริปที่มีวันจบระบุชัดเจนแทนได้ค่ะ(แต่อาจจะต้องพิจารณาเป็นรายๆไปนะคะ)

4) นำหลักฐานที่เตรียมไว้ทั้งหมดไปสมัครในเวลาที่ประกาศรับสมัครกำหนด(แล้วอย่าลืมนำค่าธรรมเนียมการสมัครไปด้วยล่ะ!!)
ทั้งหมดนี้ก็เป็นความคิดเห็นส่วนตัวที่ได้จากการปฏิบัติหน้าที่เป็นผู้รับสมัครจริงๆ หากมีข้อผิดพลาดประการใดก็ต้องขออภัยด้วย และไม่ได้รับรองว่าถ้าเตรียมตามนี้แล้วจะต้องได้นะคะ เป็นแค่วิธีเพื่อให้ไม่ผิดพลาดในการยื่นใบสมัครเท่านั้นเอง

ประวัติข้าพเจ้า

ชื่อ นายอานนท์ ชัยชนะ

อายุ 22 ปี

กำลังศึกษาอยู่ มหาวิทยาลัยราชภัฎบ้านสมเด็จเจ้าพระยา

โปรแกรม คอมพิวเตอร์ธุรกิจ